UNAAA - Universidad Nacional Autónoma de Alto Amazonas - Loreto - Peru

Universidad Nacional Autónoma de Alto Amazonas

Secretaría General

La Secretaría General es un órgano de apoyo que centraliza y conduce los trámites académicos y administrativos, tiene a su cargo los documentos y archivos, es el fedatario, con su firma refrenda y certifica los documentos oficiales de la UNAAA. El archivo General de la UNAAA está bajo su dependencia. Así mismo, se encarga de la Unidad del Graduado donde se registran los grados y títulos que otorga la Institución, los mismos que debe remitir a la SUNEDU para su registro, también supervisa y realiza el seguimiento del graduado y de la Asociación de Graduados de la UNAAA. Sus funciones se definen en el ROF y MOF de la UNAAA. Es un cargo de confianza.



Funciones de la Secretaría General:

  1. Coordinar los procedimientos académicos y administrativos de la Universidad.

  2. Supervisar y coordinar las actividades del Sistema de Trámite Documentario.

  3. Supervisar y coordinar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad.

  4. Supervisar y administrar los Libros de Registro de Grados y Títulos que emite la universidad y hace el seguimiento del Graduado.

  5. Regular el Libro de graduados de la Universidad.

  6. Centralizar y procesar la emisión de las Resoluciones de la Comisión Organizadora.

  7. Supervisar las etapas de Proyectar, transcribir, publicar y distribuir las Resoluciones

  8. De la Comisión Organizadora, y Tramitarlas a las instancias correspondientes, verificando su sustentación en informes técnicos y legales.

  9. Sistematizar la información derivada de los trámites gestionados ante la Dependencia generando las acciones para la emisión de las resoluciones, informes, actas y otros que oportunamente se demanden.

  10. Organizar, Mantener y conservar los documentos, registros, actas y archivos de la Universidad.

  11. Actúa como fedatario de la UNAAA y con su firma certifica la autenticidad de los documentos oficiales emitidos por la UNAAA.

  12. Administra el Archivo Central de UNAAA.

  13. Supervisar, coordinar y controlar el normal funcionamiento de las unidades a su cargo.

  14. Otras funciones asignadas por el Presidente de la Comisión Organizadora.

Las unidades de la Secretaría General son:

Grados y Títulos.

  1. Supervisar la ejecución del Registro de Grados y Títulos.

  2. Velar por el cumplimiento del Reglamento de grados y Títulos.

  3. Administrar la información de Grados y Títulos.

  4. Remitir al Registro Nacional de Grados y Títulos Profesionales las fichas de otorgamiento de Grados Académicos de Bachiller, Maestría y Doctorado y los Títulos Profesionales al término de cada semestre, mediante certificación del Secretario General de la Universidad, adjuntando su soporte digital.

  5. Disponer el caligrafiado de los diplomas de grados y títulos y distinciones honoríficas aprobadas por el Consejo Universitario.

  6. Efectuar los asientos correspondientes en los libros de registro con las firmas de Ley.

  7. Conducir el proceso de implementación y actualización de la Base de Datos de los Grados y Títulos conferidos por la institución.

  8. Supervisar el registro de Grados y Títulos y los asientos correspondientes en los Libros de Grados y Títulos.

  9. Coordinar el firmado de las Diplomas por el Rector, Decanos, Secretario General e Interesados.

  10. Mantener en custodia los sellos oficiales que figuran en los diplomas que expide la Universidad.

  11. Procesar la información de los grados académicos y títulos profesionales que confiere la Universidad para su registro en la SUNEDU, en cumplimiento de la Ley Universitaria.

  12. Coordinar con la Asociación de Graduados de la UNAAA para promover y organizar actividades científicas.

  13. Promover en coordinación con la Asociación de Graduados de la UNAAA, actividades culturales, profesionales y sociales en beneficio de sus asociados

  14. Apoyar y contribuir con la búsqueda de fondos para apoyar económicamente dentro de las posibilidades, los estudios de alumnos de escasos recursos económicos

Trámite Documentario.

  1. Supervisar la emisión de carnet universitario, transcripciones, legalizaciones, certificaciones y la elaboración de las Resoluciones de la Presidencia de la Comisión Organizadora.

  2. Dar las pautas para la redacción del contenido de las Resoluciones de acuerdo a la naturaleza del procedimiento.

  3. Procesar la numeración de las Resoluciones.

  4. Organizar las Resoluciones, grados y títulos para la firma.

  5. Firmar las transcripciones de las Resoluciones.

  6. Tramitar los expedientes autorizados por el Secretario General.

  7. Supervisar y velar por el buen uso de los ambientes, recursos y equipos asignados a la Secretaría Administrativa.

  8. Presentar el cuadro de necesidades de la Oficina y unidades.

  9. Supervisar el control de asistencia del personal de la Oficina.

  10. Presentar informes mensuales sobre la productividad de sus unidades al Secretario General.

  11. Transferir el material documental recibido o producido al Archivo Central según directivas archivísticas o el Programa de Control de Documentos.

  12. Realizar diagnósticos periódicos del funcionamiento, normatividad y protocolos de los servicios que presta la Oficina proponiendo los correctivos necesarios.

  13. Otras funciones que le asigne el Secretario General.

Archivo Central.

  1. Organizar, planificar y brindar capacitación archivística y de gestión documental a usuarios internos y externos.

  2. Promover la investigación y difusión cultural utilizando los Fondos Documentales de las diferentes unidades de archivo.

  3. Organizar e implementar una biblioteca - hemeroteca especializada en Archivo.

  4. Promover, planificar y supervisar la debida implementación y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión de los archivos del Sistema Institucional de archivos de la Universidad.

  5. Ejercer el derecho de preferencia en la adquisición de documentos y/o el derecho de retracto sobre documentos de interés Institucional.

  6. Las demás funciones que le asigne el Secretario General.